С 1 сентября 2026 года работодателям и заказчикам услуг предстоит перейти на обновленные формы уведомлений по иностранным гражданам, утвержденные Приказом МВД России от 12 мая 2026 г. № 290 (зарегистрирован в Минюсте 2 июня 2026 г.). Документ касается уведомлений, которые компании обязаны направлять в МВД при заключении и расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами, а также при отчетности по зарплатам высококвалифицированных специалистов (ВКС).
Порядок подачи уведомлений остается прежним, однако бланки претерпели изменения — добавились новые обязательные поля и требования к документам. Разбираем ключевые новшества и последствия для работодателей.
Что именно меняется в формах уведомлений
Новые бланки затрагивают три ключевых направления отчетности:
Уведомление о заключении договора с иностранным гражданином. Теперь в форме обязательно нужно указывать срок действия договора либо отметить, что он бессрочный. Это требование напрямую связано с миграционным статусом иностранца — допустимые основания для работы часто привязаны к сроку контракта, поэтому указание этого параметра становится критически важным для корректного учета.
Уведомление о прекращении договора. Здесь действуют аналогичные требования к фиксации срока или бессрочности договора. Корректность данных в этом поле важна для синхронизации с миграционными базами МВД — любые расхождения могут привести к ошибкам в учете и дополнительным проверкам.
Сообщение об исполнении обязательств по выплате зарплаты ВКС. В форму добавлено поле для указания ИНН иностранного специалиста. Это упрощает сверку данных с ФНС и позволяет налоговой и миграционной службам оперативно сопоставлять информацию. Отсутствие ИНН или ошибки в нем могут спровоцировать дополнительный интерес со стороны контролирующих органов.
Кроме того, к каждому уведомлению теперь требуется прикладывать согласие на обработку персональных данных иностранца по образцам, рекомендованным МВД.
Важный нюанс: даже если у компании уже есть такое согласие в кадровых документах, для миграционного уведомления может потребоваться отдельный экземпляр в специальной форме. Это одна из частых причин «технических» отказов, на которую кадровикам стоит обратить особое внимание.
Новые формы будут действовать до 1 сентября 2032 года.
Последствия для работодателей при нарушении порядка уведомления
Ответственность за нарушение порядка уведомления МВД регулируется статьей 18.15 КоАП РФ. Санкции применяются в следующих случаях:
уведомление не подано в установленный срок (3 рабочих дня с даты заключения или расторжения договора);
использованы устаревшие формы бланков;
допущены критические ошибки в заполнении или пропущены обязательные поля.
Для юридических лиц штраф составляет от 400 000 до 800 000 рублей — в зависимости от региона нарушения. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях сумма может достигать 1 миллиона рублей. Альтернатива — приостановка деятельности на срок от 14 до 90 суток. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 35 000 до 70 000 рублей.
Важно: если в рамках одной проверки выявят несколько аналогичных нарушений (например, не уведомили по 5–10 иностранцам), штрафы могут быть выписаны за каждое отдельно — суммы складываются. Кроме того, формальные недочеты — отсутствие согласия на обработку персональных данных или пропуск обязательного поля — инспекторы нередко трактуют как «непредставление уведомления», что также влечет ответственность.
Как подготовиться работодателю к переходу на новые формы
Чтобы избежать штрафов и проблем с миграционным учетом, рекомендуется заранее отработать изменения внутри компании:
Обновить шаблоны уведомлений. Исключить из оборота старые бланки и заменить их на действующие формы Приказа № 290.
Прописать в регламенте порядок фиксации срока договора. В миграционных формах срок должен совпадать с текстом договора и кадровыми приказами. Ответственному сотруднику важно понимать, как правильно отмечать бессрочность или конкретный период действия контракта.
Собрать и актуализировать ИНН иностранных сотрудников. Для ВКС это поле стало обязательным. Если данных нет — запросить их у сотрудников до наступления сроков подачи уведомлений.
Подготовить образцы согласий на обработку персональных данных в формате, рекомендованном МВД. Наладить процедуру получения таких согласий при оформлении каждого иностранного работника.
Обучить ответственных сотрудников нюансам заполнения новых форм — особенно тем полям, которые чаще всего становятся причиной протоколов.
Настроить контрольные точки в HR‑процессе. Уведомление в МВД должно уходить в течение 3 рабочих дней. Рекомендуется зафиксировать это в чек‑листе и вести журнал учета направленных уведомлений, чтобы исключить пропуски.
Переход на новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года не меняет общую логику отчетности перед МВД, но повышает требования к точности и полноте данных. Добавление полей о сроке договора, ИНН ВКС и обязательное приложение согласий на обработку персональных данных — это не просто «бумажная формальность». Именно по этим точкам инспекторы будут проверять добросовестность и системность миграционного учета в компании.